Chapter 6 Piket Guideline

6.1 Tugas Lead Piket

  • Melakukan pengecekan tiket masuk pada freshdesk.
  • Memberikan respon awal tiket yang masuk mengenai eror dan mentoring maksimal 2 jam setelah email diterima pada jam kerja.
  • Menugaskan tim piket untuk menjadi PIC Slack Alumni.
  • Membuat daftar LBB dan capstone yang masuk dari google classroom.
  • Membagi tugas kepada tim piket untuk mengoreksi dan memberikan feedback LBB dan capstone yang telah masuk.
  • Lead piket diperkenankan untuk meminta bantuan tim piket membantu menjawab tiket yang masuk pada freshdesk.
  • Lead piket yang bertugas dari pagi-sore sebagai instructor ataupun TA dapat meminta bantuan kepada tim piket untuk monitor freshdesk dan classroom.

6.2 Respon Freshdesk

  • Panduan dalam merespon email dengan baik dan benar dapat dilihat pada dokumentasi berikut
  • Setiap pertanyaan terkait eror, mentoring, dan pertanyaan umum tim piket yang masuk melalui freshdesk tidak perlu memberikan first response dikarenakan sistem akan melakukan automated first response.
  • Tiket yang telah masuk diharapkan dapat memperoleh jawaban mengenai isi tiket maksimal 2 jam setelah tiket tersebut diterima.
  • Email atau tiket yang masuk diluar jam kerja akan direspon pada hari berikutnya pada jam kerja.

6.3 Respon Github Community

  • Setiap pertanyaan yang masuk pada Github Community Discussion wajib dijawab oleh seluruh tim Product.
  • Pertanyaan yang telah masuk diharapkan dapat memperoleh first response mengenai isi pertanyaan maksimal 2 jam setelah pertanyaan tersebut diterima.
  • Untuk tim Product disarankan mengaktifkan fitur notification pada Github Community agar mendapatkan notifikasi berupa email ketika terdapat pertanyaan masuk.

6.4 Feedback Learn by Building (LBB)

  • LBB yang telah masuk harus diberikan feedback paling lambat 3 hari setelah LBB diterima.
  • Tim piket yang sedang bertugas wajib mengaktifkan notifikasi google classroom di email.
  • Pengumpulan LBB batch yang telah lewat tetap diberikan feedback untuk keperluan Data Career Day (DCD).
  • Batch yang telah lewat yang diberikan feedback maksimal 1 batch sebelum batch yang sedang berjalan.
  • Setiap tim piket dalam memberikan feedback LBB harus mengacu pada rubrik masing-masing LBB.

Note: Detail rubrik masing-masing LBB pada Data Visualization Specialization dan Machine Learning Specialization dapat dilihat pada guidelines LBB dan LBB rubrics.

6.5 Feedback Capstone Project

  • Capstone project yang telah masuk harus diberikan feedback paling lambat 2 hari setelah capstone project diterima.
  • Tim piket yang melakukan koreksi dan pemberian feedback capstone project wajib langsung memasukkan nilai pada sheet score.
  • Tim piket yang melakukan koreksi dan pemberian feedback wajib menyertakan informasi batas waktu perbaikan capstone project kepada student dalam waktu 1 minggu (hari kerja dan hari libur) terhitung sejak capstone project tersebut dikumpulkan.
  • Perbaikan capstone project yang dikumpulkan melewati batas waktu yang telah ditetapkan akan tetap diperiksa tanpa ada pembaharuan nilai.

Note: Pengumpulan capstone ML dianggap sah ketika student mengumpulkan file dalam bentuk html, apabila tidak maka Product team berhak untuk mengembalikan pekerjaan student dan tidak akan dikoreksi terlebih dahulu. Apabila student mengumpulkan file html dan telah lewat deadline pengumpulan capstone, maka pengumpulan capstone akan dianggap terlambat.

6.6 Old Version Mentoring

Note: hanya berlaku hingga Batch Qoppa dan masih berlaku untuk Corporate Training.

  • Dalam periode piket, setiap anggota piket maksimal hanya memberikan sesi mentoring sebanyak 5 sesi. Apabila permintaan mentoring lebih dari itu, maka dianjurkan untuk meminta bantuan tim piket lain atau veteran.
  • Permintaan mentoring yang masuk dengan detail mentoring serta jadwal yang sama dapat digabungkan menjadi satu sesi atas persetujuan student yang bersangkutan.
  • Dalam 1 sesi mentoring memiliki durasi 1 jam.
  • Mentoring yang berhubungan dengan pembahasan capstone project tidak akan diproses.
  • Permintaan mentoring academy yang masuk untuk hari Jum’at setiap akhir bulan akan dialihkan untuk hari yang lain.
  • Permintaan mentoring corporate yang masuk untuk hari Jum’at setiap akhir bulan akan diproses dengan menyesuaikan ketersediaan waktu mentor.
  • Apabila terdapat alumni yang mengirimkan permintaan mentoring namun sudah melewati batas waktu untuk mentoring, maka tim piket bisa memberikan responsebagai berikut:
    • Silahkan memberi informasi apabila tim mentor sudah tidak menyediakan mentoring 30 hari terhitung hari kerja dan hari libur setelah capstone project
    • Memberikan tawarkan bantuan melalui email
  • Silahkan menggunakan template berikut untuk menjawab email permintaan mentoring yang melewati batas waktu yang disebutkan diatas:

Mohon maaf sebelumnya kami informasikan bahwa sesuai ketentuan yang berlaku untuk peserta Algoritma Academy memiliki kesempatan mentoring 1-on-1 hingga 30 hari terhitung hari kerja dan hari libur setelah materi spesialisasi berakhir. Apabila membutuhkan bantuan mentor, Anda dapat mengajukan pertanyaan melalui email . Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Apabila terdapat pertanyaan tambahan, silahkan menghubungi kami kembali. Terima kasih.

6.6.1 Pelaksanaan Mentoring Offline

  • Protokol tim mentoring offline dapat diakses pada link berikut
  • Proses mentoring hanya bisa dilakukan pada jam kerja Senin-Jum’at pukul 10:00-18:00.
  • Mentoring yang diadakan secara offline dapat ditugaskan kepada mentor yang memiliki akses yang mudah untuk ke kantor.
  • Student yang berhalangan hadir dari jadwal mentoring yang telah ditetapkan wajib melakukan konfirmasi melalui email maksimal 6 jam sebelum jadwal mentoring.
  • Batas toleransi keterlambatan mentoring sebagai berikut:
    • Terlambat kurang dari 15 menit akan tetap diberikan waktu mentoring 1 jam.
    • Terlambat dalam waktu 15-30 menit akan diberikan waktu mentoring sesuai jadwal. Contoh mentoring pukul 14:00-15:00, terlambat 30 menit, maka sisa waktu mentoring yaitu 30 menit.
    • Terlambat lebih dari 30 menit dan tanpa konfirmasi akan dianggap telah menggunakan slot mentoring pada minggu tersebut.

6.6.2 Pelaksanaan Mentoring Online

  • Mentoring online akan dilaksanakan melalui platform GMeet.
  • Tim mentor akan memberikan undangan mentoring melalui google calendar yang telah berisi informasi detail mentoring.
  • Proses mentoring hanya bisa dilakukan pada jam kerja Senin-Jum’at pukul 10:00-18:00.
  • Mentoring yang diadakan secara offline dapat ditugaskan kepada mentor yang memiliki akses yang mudah untuk ke kantor.
  • Student yang berhalangan hadir dari jadwal mentoring yang telah ditetapkan wajib melakukan konfirmasi melalui email maksimal 6 jam sebelum jadwal mentoring.
  • Batas toleransi keterlambatan mentoring sebagai berikut:
    • Terlambat kurang dari 15 menit akan tetap diberikan waktu mentoring 1 jam.
    • Terlambat dalam waktu 15-30 menit akan diberikan waktu mentoring sesuai jadwal. Contoh mentoring pukul 14:00-15:00, terlambat 30 menit, maka sisa waktu mentoring yaitu 30 menit.
    • Terlambat lebih dari 30 menit dan tanpa konfirmasi akan dianggap telah menggunakan slot mentoring pada minggu tersebut.
  • Sertakan template berikut saat memberikan jadwal mentoring online:

Apabila Anda tidak hadir sesi mentoring lebih dari 30 menit dari jadwal yang telah ditentukan dan tidak memberikan konfirmasi ketidakhadiran sebelum mentoring berlangsung, maka sesi mentoring tersebut dianggap sebagai satu sesi penuh, sehingga slot mentoring berkurang satu untuk minggu tersebut.

6.7 New Version Group Mentoring

Note: New Version Group Mentoring akan mulai diterapkan pada Batch Rhea.

6.7.1 Mentor yang Bertugas

  • Lead piket bertanggung jawab menunjuk mentor yang bertugas pada group mentoring.
  • Setiap anggota product team memiliki jatah minimal mentoring sebanyak satu kali selama satu bulan.
  • Setiap anggota product team tidak diperkenankan melakukan mentoring 2 minggu berturut-turut.
  • Penentuan mentor dapat didasari oleh tingkat kesulitan course pada minggu mentoring. Berikut pembagian course berdasarkan tingkatannya:

6.8 Slack Alumni

  • Selama periode tim piket, akan dibentuk PIC yang bertugas untuk menjadi moderator dalam channel #r/#python pada Slack Alumni.
  • PIC ditunjuk oleh lead tim piket selama periode tim piket (2 minggu).
  • PIC bertugas memberikan update news dibidang terkait yang bisa memantik untuk berdiskusi dengan alumni
  • PIC bertanggung jawab dalam menjawab pertanyaan yang ada di channel Slack Alumni.
  • Tim piket yang lain bertugas untuk ikut berpartisipasi dalam diskusi yang ada pada Slack Alumni.