Chapter 8 Piket Guidelines

8.1 Tugas Lead Piket

  • Lead piket bertugas selama 1 periode (2 minggu) dengan jam kerja lead piket jam 10.00-18.00 (notes tambahan: apabila lead piket mau menjawab pertanyaan baik di freshdesk/github di bawah jam 10 diperbolehkan akan tetapi apabila di atas jam 18.00 tidak diperbolehkan)
  • Melakukan pengecekan tiket dan pertanyaan masuk pada Freshdesk dan GitHub Community Discussions.
  • Memberikan respon awal tiket yang masuk di Freshdesk mengenai administrasi/error (non-mentoring) maksimal 2 jam setelah email/pertanyaan diterima pada jam kerja.
  • Setiap pertanyaan terkait mentoring yang masuk melalui Freshdesk tidak perlu diberikan first response dikarenakan sistem akan melakukan automated first response.
  • Memberikan label topik terhadap pertanyaan yang masuk pada GitHub Community Discussions.
  • Memberikan jawaban/memastikan terjawabnya tiket dan pertanyaan yang masuk di Freshdesk dan GitHub Community Discussion.
  • Lead piket diperkenankan untuk mendistribusikan pertanyaan yang masuk pada Freshdesk dan Github Community Discussions kepada tim piket yang sedang bertugas/tim product yang memiliki kompetensi untuk menjawab pertanyaan tersebut/PIC terkait.
  • Pada hari pertama periode lead piket berjalan, lead piket menunjuk anggota tim yang bertugas untuk menjadi PIC Slack Alumni
  • Membuat daftar LBB dan Capstone yang masuk dari Classroom yang bisa digenerate secara otomatis dengan klik tombol Tasks di bagian ribbon Google Sheet Piket Report.
  • Menerima daftar LBB dan Capstone yang masuk dari Corporate Training. Secara detail hal ini akan dijelaskan pada section Extract LBB/Capstone Piket Report.
  • Menerima dan memberi catatan LBB/Capstone yang diberikan keringanan waktu pengumpulan dari PIC Academy.
  • Membagi tugas kepada tim piket untuk memberikan feedback LBB dan Capstone yang telah masuk maksimal H+1 setelah student mengumpulkan capstone.
  • Pada periode pengumpulan Capstone dan LBB Interactive Plotting, menimbang banyaknya LBB dan Capstone yang perlu dikoreksi, lead piket diperkenankan untuk membagikan tugas koreksi kepada tim produk secara keseluruhan (Piket A, Piket B, Veteran).
  • Setiap pertanyaan pada GitHub Community Discussion yang dirasa sudah terjawab namun belum ditandai “Answered” setelah 7 hari sejak pertanyaan terjawab, maka lead piket dapat menandainya sebagai “Answered” dengan menekan tombol “Mark as answer” pada jawaban terkait. Berikan pula penjelasan pada komentar baru:

“Halo , untuk menjaga agar forum diskusi berjalan kondusif, karena tidak ada respon lanjutan setelah 7 hari dari respon terakhir, kami izin menandai pertanyaan sudah terjawab dan menutup diskusi ini. Semoga dapat dipahami dan terima kasih.”

  • Setiap pertanyaan pada GitHub Community Discussion yang belum dapat dijawab namun belum ada respon sejak 7 hari setelah pertanyaan terjawab, maka lead piket dapat menutup diskusi dengan memberikan komentar serta menekan tombol “Mark as answer” pada komentar tersebut. Berikut adalah komentarnya:

“Halo …. , untuk menjaga agar forum diskusi berjalan kondusif, kami izin melakukan close pada diskusi ini karena belum ada respon setelah 7 hari respon terakhir. Semoga dapat dipahami.”

  • Lead piket yang bertugas dari pagi hingga sore sebagai Instructor ataupun TA dapat meminta bantuan kepada tim piket yang bertugas untuk memonitor Freshdesk, Github Community Discussions dan Classroom.
  • Tiket atau pertanyaan pada Freshdesk dan GitHub Community Discussion yang masuk di luar jam kerja akan direspon pada hari berikutnya pada jam kerja.

8.2 Respon Github Community

  • Setiap pertanyaan yang masuk pada Github Community Discussion wajib dijawab oleh seluruh tim Product.
  • Pertanyaan yang telah masuk diharapkan dapat memperoleh first response mengenai isi pertanyaan maksimal 2 jam setelah pertanyaan tersebut diterima.
  • Untuk tim Product disarankan mengaktifkan fitur notification pada Github Community agar mendapatkan notifikasi berupa email ketika terdapat pertanyaan masuk.

  • Setelah memberikan jawaban yang dirasa telah menjawab pertanyaan yang sudah masuk, diharapkan memberikan pesan akhir sebagai berikut:

Semoga informasi ini dapat membantu. Bila ternyata informasi ini dapat menjawab pertanyaan Anda, Anda dapat “Mark as answer” jawaban ini.

8.3 Extract LBB Or Capstone Piket Report

8.3.1 Penarikan LBB/Capstone

Langkah-langkah yang harus dilakukan:

  1. Buka Sheets Piket Report
  2. Cek kolom Last Checked baris paling bawah, pastikan submission LBB dan Capstone oleh student tersubmit setelah timestamp (unix) pada kolom tersebut. Untuk melihat tanggalnya, klik kanan pada cell timestamp > Show Edit History).

Pada gambar di atas, berarti submission sebelum 10 Juni, jam 11:24 AM akan di-ignore.

  1. Pilih menu Tasks > Extract LBB/Capstone, kemudian tunggu hingga loading proses selesai

  1. LBB / Capstone yang sudah disubmit setelah timestamp Last Checked akan secara otomatis tertulis pada baris sheets paling bawah.
  2. Pastikan timestamp pada Last Checked sudah berubah untuk penggunaan selanjutnya.

8.3.2 Menambahkan Classroom Baru (Academy, Corporate, DSS, dll.)

Jika terdapat Classroom Baru yaitu Classroom yang LBB/Capstone nya belum pernah digenerate di Piket Report, agar LBB/Capstone bisa ditarik menggunakan fitur Taks, lead piket harus menambahkan Classroom tersebut dengan cara sebagai berikut:

  1. Buka Sheets Piket Report
  2. Pilih menu Extensions > Apps Script, kemudian akan terbuka tab Apps Script untuk Piket Report

  1. Buka file Read.gs yang berisi script untuk menarik LBB/Capstone

  1. Cari variabel const courseList = … , list tersebut menyimpan nama-nama classroom yang akan di-extract LBB/Capstone nya atau dengan kata lain nama-nama classroom yang sudah tersimpan.
// courseList with LBB/Capstone to be extracted
const courseList = ['Yoda Data Analytics','Yoda Data Visualization'];
 
// Temporary courseList for new Classrooms
// const courseList = ['']
  1. Untuk menambahkan classroom baru, jika:
  • Belum ada submission sama sekali untuk LBB/Capstone pada classroom tersebut, maka bisa langsung ditambahkan pada courseList pertama. Misalkan kelas baru tersebut adalah ‘Corporate Training - Data Science’.
// courseList with LBB/Capstone to be extracted
const courseList = ['Yoda Data Analytics','Yoda Data Visualization', ‘Corporate Training - Data Science’];
 
// Temporary courseList for new Classrooms
// const courseList = ['']
  • Sudah ada submission LBB/Capstone yang tersubmit pada classroom tersebut, maka:
  1. Tambahkan nama Classroom pada kedua courseList, kemudian berikan comment ( // ) pada courseList yang pertama dan hilangkan comment pada courseList yang kedua (Temporary courseList):
// courseList with LBB/Capstone to be extracted
// const courseList = ['Yoda Data Analytics','Yoda Data Visualization', ‘Corporate Training - Data Science’];
 
// Temporary courseList for new Classrooms
const courseList = [‘Corporate Training - Data Science’]
  1. Save Apps Script kemudian kembali ke Piket Report
  2. Ubah timestamp paling bawah pada kolom Last Checked menjadi 0 untuk mereset batas cut-off penarikan submission
  3. Ikuti step-step section Penarikan LBB/Capstone untuk menarik LBB/Capstone yang telah tersubmit
  4. Buka kembali ke App Script, kemudian hilangkan comment ( // ) pada courseList yang pertama dan tambahkan comment pada courseList yang kedua untuk mengembalikan kondisi seperti awal.
// courseList with LBB/Capstone to be extracted
const courseList = ['Yoda Data Analytics','Yoda Data Visualization', ‘Corporate Training - Data Science’];
 
// Temporary courseList for new Classrooms
// const courseList = [‘Corporate Training - Data Science’]
  1. Submission LBB/Capstone untuk classroom baru telah berhasil ditambahkan.

Dokumentasi resmi

8.4 Feedback Learn by Building (LBB)

  • LBB yang telah masuk harus diberikan feedback paling lambat 3 hari setelah LBB diterima.
  • Tim piket yang melakukan koreksi dan pemberian feedback LBB wajib langsung memasukkan nilai pada Academy Score Sheet atau Corporate Score Sheet.
  • LBB yang diberikan feedback adalah batch yang sedang berjalan dan 1 batch sebelumnya, untuk keperluan Data Career Day (DCD).
  • Setiap tim piket harus mengacu pada rubrik masing-masing LBB dalam memberikan feedback.

Note: Detail soal dan rubrik masing-masing LBB pada Data Visualization Specialization dan Machine Learning Specialization dapat dilihat pada Guidelines LBB dan Rubrics LBB.

8.5 Feedback Capstone Project

  • Capstone project diberikan feedback paling lambat 2 hari setelah capstone project diterima.
  • Tim piket yang melakukan koreksi dan pemberian feedback Capstone wajib langsung memasukkan nilai pada Academy Score Sheet atau Corporate Score Sheet.
  • Pengumpulan Capstone ML dianggap sah ketika student mengumpulkan file laporan dalam bentuk HTML Document. Apabila hal tersebut tidak terpenuhi, maka mentor berhak mengembalikan tugas tersebut kepada student (beri komentar dan return pada classroom) dan tugas belum dikoreksi. Apabila student mengumpulkan file HTML melewati deadline pengumpulan, maka pengumpulan dianggap terlambat.
  • Tim piket yang mendapatkan tugas capstone dengan nilai rendah dan memenuhi prasyarat perbaikan, wajib menyertakan informasi arahan untuk perbaikan dan pengumpulan ulang dengan batas waktu pengumpulan maksimal 1 minggu (hari kerja dan hari libur) terhitung sejak capstone tersebut dikembalikan.

Note: Penjelasan detail terkait rubrics capstone dan metode penilaian terdapat pada Bab Academy for Dummies bagian Capstone Guidelines.

8.6 Mentoring

8.6.1 Mentoring 1 on 1 (for Corporate Training Student)

  • Penerimaan request mentoring serta penunjukan mentor dilakukan oleh Tim Administrasi Algoritma Academy.
  • Dalam periode piket, setiap anggota piket maksimal hanya memberikan sesi mentoring sebanyak 5 sesi. Apabila permintaan mentoring lebih dari itu, maka dianjurkan untuk meminta bantuan tim piket lain atau veteran.
  • Permintaan mentoring yang masuk dengan detail mentoring serta jadwal yang sama dapat digabungkan menjadi satu sesi atas persetujuan student yang bersangkutan.
  • 1 student/1 kelompok student project akhir memiliki kesempatan 1 kali sesi mentoring setiap minggunya.
  • 1 sesi mentoring memiliki durasi 1 jam.
  • Pembahasan mentoring 1 on 1 harus dengan topik yang sesuai dan tidak keluar dari course yang diambil oleh corporate yang bersangkutan.
  • Permintaan mentoring yang masuk untuk hari Jum’at setiap akhir bulan akan diproses dengan menyesuaikan ketersediaan waktu mentor.
  • Permintaan mentoring terkait pengerjaan project akhir corporate akan dipasangkan dengan mentor yang bertanggung jawab atas student/kelompok tersebut.
  • Apabila terdapat alumni yang mengirimkan permintaan mentoring melewati batas waktu diperbolehkannya mentoring (30 hari terhitung hari kerja dan hari libur setelah capstone project berakhir), maka dapat diberikan respon sebagai berikut:

Dear , Mohon maaf sebelumnya, Kami informasikan bahwa sesuai ketentuan yang berlaku untuk peserta Algoritma Academy, memiliki kesempatan mentoring 1-on-1 hingga 30 hari terhitung hari kerja dan hari libur setelah materi spesialisasi berakhir. Apabila Anda membutuhkan bantuan Mentor, Anda dapat mengajukan pertanyaan administratif melalui email , atau pertanyaan teknis melalui Algoritma GitHub Community. Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Apabila terdapat pertanyaan tambahan, silahkan menghubungi kami kembali. Terima kasih.

1. Pelaksanaan Mentoring Offline

  • Protokol tim mentoring offline dapat diakses pada link berikut
  • Proses mentoring hanya bisa dilakukan pada jam kerja Senin-Jum’at pukul 10:00-18:00 WIB.
  • Mentoring yang diadakan secara offline dapat ditugaskan kepada mentor yang memiliki akses yang mudah untuk ke kantor.
  • Student yang berhalangan hadir dari jadwal mentoring yang telah ditetapkan wajib melakukan konfirmasi melalui email maksimal 6 jam sebelum jadwal mentoring.
  • Batas toleransi keterlambatan mentoring sebagai berikut:
    • Terlambat kurang dari 15 menit akan tetap diberikan waktu mentoring 1 jam.
    • Terlambat dalam waktu 15-30 menit akan diberikan waktu mentoring sesuai jadwal. Contoh mentoring pukul 14:00-15:00, terlambat 30 menit, maka sisa waktu mentoring yaitu 30 menit.
    • Terlambat lebih dari 30 menit dan tanpa konfirmasi tidak diberikan waktu mentoring dan akan dianggap telah menggunakan slot mentoring pada minggu tersebut.

2. Pelaksanaan Mentoring Online

  • Mentoring online akan dilaksanakan melalui platform Google Meet.
  • Undangan mentoring akan dikirimkan melalui google calendar yang telah berisi informasi detail mentoring.
  • Proses mentoring hanya bisa dilakukan pada jam kerja Senin-Jum’at pukul 10:00-18:00 WIB.
  • Student yang berhalangan hadir dari jadwal mentoring yang telah ditetapkan wajib melakukan konfirmasi melalui email sebelum jadwal mentoring.
  • Batas toleransi keterlambatan mentoring sebagai berikut:
    • Terlambat kurang dari 15 menit akan tetap diberikan waktu mentoring 1 jam.
    • Terlambat dalam waktu 15-30 menit akan diberikan waktu mentoring sesuai jadwal. Contoh mentoring pukul 14:00-15:00, terlambat 30 menit, maka sisa waktu mentoring yaitu 30 menit.
    • Terlambat lebih dari 30 menit dan tanpa konfirmasi tidak diberikan waktu mentoring dan akan dianggap telah menggunakan slot mentoring pada minggu tersebut.

Sertakan template berikut saat menginformasikan kepada student terkait jadwal mentoring online maupun offline:

Apabila Anda tidak hadir sesi mentoring lebih dari 30 menit dari jadwal yang telah ditentukan dan tidak memberikan konfirmasi ketidakhadiran sebelum mentoring berlangsung, maka sesi mentoring tersebut dianggap sebagai satu sesi penuh, sehingga slot mentoring akan habis untuk minggu tersebut.

8.6.2 Group Mentoring (for Academy Student)

8.6.2.1 Mentor yang Bertugas

  • Setiap anggota Team Product memiliki jatah minimal mentoring sebanyak satu kali selama satu bulan.
  • Setiap anggota Team Product tidak diperkenankan melakukan mentoring 2 minggu berturut-turut. Dengan catatan akan disesuaikan dengan kondisi dan juga workload Tim Product.

Note: Penjelasan detail terkait mekanisme Group Mentoring dapat di akses di Bab Fasilitas Student bagian Group Mentoring.

8.7 Slack Alumni

  • Selama periode tim piket, akan dibentuk PIC yang bertugas untuk menjadi moderator dalam channel #r/#python pada Slack Alumni.
  • PIC ditunjuk oleh lead tim piket selama periode tim piket (2 minggu).
  • PIC bertugas memberikan update news dibidang terkait yang bisa memantik untuk berdiskusi dengan alumni
  • PIC bertanggung jawab dalam menjawab pertanyaan yang ada di channel Slack Alumni.
  • Tim piket yang lain bertugas untuk ikut berpartisipasi dalam diskusi yang ada pada Slack Alumni.